Сегодня в архиве находится на хранении почти 115 тыс. дел по личному составу (список ликвидированных организаций, документы по личному составу которых поступили на хранение в ГУ ЦДНИОО, можно посмотреть на этом же сайте). Растет количество обращений в архив, а значит, растет и количество запросов. Так, в 2006 г. сотрудниками Центра было исполнено 10 533 запроса, в 2007 г. – 15 199 запросов, а за 1-й квартал этого года уже исполнено около 3,5 тыс. запросов. В первую очередь, это запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы.

Что же необходимо сделать, чтобы заказать в архиве справку для начисления пенсии?

Прежде всего, заявитель должен уточнить у инспектора пенсионного фонда, за какой период времени и какая справка (о трудовом стаже, о заработной плате, сведения для льготной справки и др.) ему необходима, и только после этого идти в архив.

При посещении архива заявитель должен иметь при себе паспорт и трудовую книжку или ее ксерокопию.

Прием проводится 3 раза в неделю: понедельник, среда с 9-00–13-00 и с 14-00–16-00; в пятницу с 9-00–13-00. Прием ведется сотрудниками высокой квалификации, имеющими опыт работы с людьми. Каждый заявитель принимается персонально. Сотрудником архива заполняется заявление, в которой указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, тема запроса, хронологические рамки запрашиваемой информации. Заявитель должен знать точное название организации, где он трудился, номер цеха или подразделения, где работал. Женщины, вступившие в брак должны указать фамилию, которую носили в запрашиваемый в справке период. Это относится и к мужчинам, если в силу каких-либо обстоятельств им пришлось поменять фамилию. (Если заявитель посылает запрос по почте, он рассматривается и исполняется архивом только при наличии вышеназванных сведений). Заявитель должен внимательно прочитать всю информацию, написанную в заявлении (если в силу каких-либо причин он не может этого сделать, заявление ему читает работник архива), и поставить свою подпись, чтобы впоследствии не было претензий к исполнителю, что тот сделал не ту справку. Пример заявления.

Сотрудник, ведущий прием, сообщает пользователю сроки исполнения запроса. Ответы на запросы, подготовленные архивом (архивная справка, архивная копия и/или архивная выписка) высылаются по почте простым письмом (по желанию заявителя) или выдаются на руки ему или его доверенному лицу под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа и доверенности. Выдача готовых справок производится каждый день через приемную.

Платные услуги на исполнение запросов социально-правового характера осуществляются в соответствии с «Перечнем информационных услуг, осуществляемых государственными архивами РФ пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги» (приказ Росархива от 28.04.2001 № 33) и на основании Прейскуранта платных работ и услуг, выполняемых ГУ ЦДНИОО (приказ руководителя ГУ ЦДНИОО от 04.10.2006 № 51).