Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций.
Значение архивов для государства и общества трудно переоценить - вряд ли найдется человек, ни разу в жизни не обратившийся к услугам архивистов. В последние годы резко возросло количество ликвидированных предприятий и организаций. Вместе с ними безвозвратно пропадают архивы, необходимые людям для решения социально-правовых вопросов. Каждодневное использование документов по личному составу в архивах определяет значимость работы архивистов, обуславливает одну из потребностей общества в архивах. Мы понимаем ценность документов по личному составу, так как они используются для защиты социальных прав граждан и сверхвостребованы. В своей каждодневной работе Центр документации во главу угла ставит решение проблемы защиты прав человека, чтобы не было стыдно отвечать, почему не сохранились документы той или иной организации. Приоритетными направлениями в работе Центра за последний период были следующие: - обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций и фактически приостановивших свою деятельность при их юридическом существовании; - исполнение запросов социально-правового характера; - обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомости. Сегодня в городе сложилась крайне тяжелая ситуация, связанная с массовой реорганизацией, ликвидацией и банкротством бывших государственных предприятий, организаций. Центр проводил и проводит масштабную консультационную работу по упорядочению документов в указанных организациях и приему на хранение в архив документов по личному составу этой категории организаций. Отмечаю, что работа с негосударственными структурами достаточно трудоемкая. Работники архива, как правило, многократно консультируют представителей данных предприятий, ответственных за обработку, так как они не имеют необходимых знаний по делопроизводству. Результатом нашего усиленного контроля за обработкой документов явилось своевременное упорядочение документов многих ведомств со дня образования организаций и прием их на государственное хранение. Вернемся к тем моментам, которые дали отправную точку в вопросе сохранности документов по личному составу в организациях списка № 2 в нашем городе. На рубеже 90-х г. прошлого столетия в условиях крупномасштабных социально-экономических преобразований сохранность документов по личному составу оказалась под угрозой. В результате массовой ликвидации и реорганизации предприятий под угрозой гибели оказались документы по личному составу многих предприятий нашего города. Были запрошены от многих организаций приказы, распоряжения о назначении лиц, ответственных за делопроизводство и архив, о создании экспертных комиссий, сведения о местоположении документов по личному составу. Изучив положение дел о состоянии сохранности документов на предприятиях и в организациях различных форм собственности списка № 2, Центр пришел к выводу, что работу в этом плане надо начинать с нуля, так как документы по личному составу в основном не обрабатывались, во многих же учреждениях если и были обработаны , то совершенно неправильно. Каждый специалист в соответствии со своим пониманием подшивал документы, не соблюдая установленных требований. Таким образом, перед Центром и организациями, предприятиями списка № 2 стояла огромная задача: обработка документов, по личному составу с момента образования организации. Во многих организациях, предприятиях, входящих в список № 2, всю работу по упорядочению документов стали вести и ведут по настоящее время специалисты, работающие в тесном контакте с нами. Это работники отдела кадров, бухгалтерии. Кроме этой обязанности они выполняют свои должностные инструкции. Ведется постоянная работа по приему ответственных за делопроизводство и архив по оказанию организационно-методической помощи по вопросам сохранности документов по личному составу. Проводятся тематические проверки, в ходе которых пристальное внимание в уделяется обеспечению сохранности документов, обязательному наличию распоряжений или приказов о назначении ответственных за делопроизводство и архив и о создании экспертных комиссий, по проверке условий хранения документов. Всего было охвачено проверками 46 организаций – возможных источников комплектования; еще 53 организациям была оказана консультативная и практическая помощь в описании дел по личному составу, экспертизе ценности документов. Положительный результат достигнут благодаря организационно-методическим мероприятиям и практической помощи учреждениям с нашей стороны. В связи с ликвидацией крупнейших предприятий города Центр принял на хранение большой состав документов по личному составу. Так, с 1993–2008 гг. от ликвидированных организаций Центром было принято на хранение порядка 124 тысяч дел по личному составу. Продолжающийся процесс ликвидации организаций обостряет проблему сохранности документов по личному составу. Большинство организаций существует недолго и закрывается, не имея правоприемников, поэтому одной из своих основных задач архивисты Центра считают обеспечение сохранности документов по личному составу, в первую очередь ликвидированных организаций и предприятий. Ситуация с использованием документов по личному составу тоже напряженная, поскольку львиную долю обращений к этим документам составляют запросы социально-правового характера. Сущность работы с запросами социально-правового характера заключается в умении работать и с документами , и с людьми, которые приходят на прием. Половина успеха в нашей работе принадлежит правильной организации самого процесса наведения справок. Однако конечный результат работы зависит прежде всего от умения оперативно найти в документах нужную информацию. Количество посетителей и запросов ежегодно растет. Так если в 2002г. исполнено 3522 запроса, в 2003г. -4212 запросов, то в 2004г. -5824 запроса, в 2005г.-7270 запросов, в 2006г. -9969 запросов, в 2007г. – 14719 запросов , то за 9 месяцев 2008г исполнено 9379 запросов, поэтому было принято решение Министерством государственно-правового развития Омской области об увеличении числа специалистов, занимающихся исполнением запросов социально-правового характера. Таким образом , количество запросов в последнее время заметно возросло, поэтому становится очевидным, насколько своевременной и необходимой оказалась проведенная Центром работа, начиная с 1993г. по сохранности документов по личному составу. Сокращения количества социально-правовых запросов не ожидается. В этой связи главным решением оптимизации работы, является улучшение взаимодействия с Управлением Пенсионного Фонда Российской Федерации. Не секрет, что столь большое количество запросов объясняется перестраховкой некоторых работников Пенсионного фонда, которые требуют подтверждения трудового стажа при наличии правильно оформленных записей в трудовых книжках. В ближайшей перспективе главной социальной функцией архивных учреждений Омска по прежнему, думаю, станет обеспечение социальных прав граждан. Соответственно, не утратит свою остроту и проблема хранения документов по личному составу. Кардинально изменить ситуацию с обеспечением сохранности и использованием документов в интересах защиты социальных прав граждан может лишь полный переход к порядку утверждения страхового стажа граждан по данным персонифицированного учета, внедряемого ПФР. Начиная с апреля 2003 года в Центр наблюдается резкий рост числа обращений граждан в связи с принятием ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» от 17.12.2001г. Как правило, основная часть бращающихся в архив не может конкретно сформулировать суть запроса: какие сведения нужны им по тому или иному предприятию. Многие запрашивают стаж работы, хотя в трудовой книжке записи есть. Отсюда, неправильно оформленные запросы, по которым должен работать архив. Хочется верить, что невзирая на множество проблем, развитие архивного дела всегда будет находиться в центре внимания, поскольку речь идет об истории города и судьбах его жителей. Роль и значение архивов в обществе возрастает, значит, мы ,архивисты, в праве рассчитывать и на большее внимание со стороны властей: местной, региональной, федеральной.
